Thiết kế hồ sơ năng lực đơn giản nhưng mang lại hiệu quả không chỉ là mong muốn từ khách hàng doanh nghiệp mà cũng chính là tiêu chuẩn đỉnh cao của thiết kế hồ năng lực. Vì mục đích cuối cùng của tài liệu này là chuyển tải thông tin về năng lực của đơn vị kinh doanh để người xem nắm bắt một cách rõ ràng, đầy đủ. Thế nên, càng đơn giản càng hiệu quả, càng phức tạp càng rối rắm.

TƯ DUY THIẾT KẾ HỒ SƠ NĂNG LỰC ĐƠN GIẢN NHƯNG HIỆU QUẢ

1. 1 Khái niệm đúng về Thiết kế hồ sơ năng lực

– là cách thức trình bày năng lực của doanh nghiệp dưới dạng một hồ sơ (in ấn hoặc tập tin xem trên thiết bị điện tử). Do đó, bạn cần nắm rõ 1 hồ sơ năng lực đầy đủ và chuyên nghiệp gồm những phần nội dung gì, rồi mới tiến hành thiết kế với các hình ảnh màu sắc cho đẹp mắt.

Để tối ưu về nội dung, bạn nên tạo trước mục lục trong phần soạn thảo (bằng word, excel, powerpoint, viết tay trên giấy…) gồm 3 phần chính: Giới thiệu, Nội dung chính, Liên hệ. Trong phần “Nội dung chính” bạn có thể tổ chức thành 3 phần phụ. Trong mỗi “Phần phụ” bạn có thể viết nội dung cho 3 đoạn con. Số 3 nên là con số làm kim chỉ nam cho bạn.

Sau khi đã có mục lục của các phần chính – phụ – con, bạn soạn thảo mỗi phần gồm 3 câu hoặc 3 đoạn để đảm bảo đủ ý và súc tích. Bạn nên soạn thảo nội dung hoặc theo kiểu diễn dịch, hoặc theo kiểu quy nạp (này là cách viết văn chúng mình đã được học ở nhà trường phổ thông nè, là lá la la…). Để tận dụng triệt để cho phần nội dung này, bạn có thể viết theo chuẩn SEO nha, vừa dùng cho hồ sơ năng lực vừa đăng bài viết website, hi hi 🙂

1. 2 Tư duy “đơn giản”

Phần 1 bên trên là tập trung cho việc đầy đủ nên bạn có thể bám sát số 3. Riêng đến tư duy “đơn giản” thì bạn hãy tập trung vào SỐ  1 thôi nhé.

Tư duy đơn giản nhưng không đơn điệu – chính là cách ta nhìn nhận mọi việc trong 1 thể thống nhất. Các yếu tố được liên kết với nhau bởi 1 điểm chung sẽ giúp toàn bộ nội dung trở nên dễ hiểu, dễ xem và chuyên nghiệp nhất. Ví dụ: bạn dùng 1 màu chủ đạo xuyên suốt; hay 1 kiểu chữ cho toàn bộ nội dung luôn là ưu tiên hàng đầu của các nhà thiết kế chuyên nghiệp; hoặc bạn sẽ áp dụng 1 phong cách (mềm mại, mạnh mẽ, năng động…) về hình ảnh, 1 bố cục (chữ tiêu đề thì VIẾT HOA, IN ĐẬM, KÍCH CỠ 30pt, chữ nội dung thì Viết thường, kích cỡ 15 pt…) để đồng bộ cho tất cả các trang.

Để đạt được sự “đơn giản” nhưng ấn tượng đòi hỏi người thực hiện có tư duy hệ thống, định hướng chiến lược, nắm vững các phương pháp sáng tạo và công cụ sử dụng. Tuy nhiên, nếu bạn chỉ cần “đơn giản” và chỉnh chu thì bạn tuân thủ “nguyên tắc số  1” và lược bỏ những gì không phải là số1 thôi nè. Dễ dàng quá phải không nào!

1. 3 Tư duy “hiệu quả”

Thiết kế hồ sơ năng lực không chỉ đẹp mà còn phải mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp: hỗ trợ tăng tỉ lệ chốt đơn hàng, giúp tăng thiện cảm đối với hình ảnh thương hiệu, nâng tầm năng lực doanh nghiệp.

Để đạt được hiệu quả này, hồ sơ năng lực cần tổ chức tối ưu (dung lượng nhẹ tầm 2MB nếu là tập tin để xem trực tuyến, dung lượng cao nếu in ấn; và số lượng trang vừa để đọc từ 16 đến 30 trang), trình bày đồng bộ, tạo ra điểm nhấn cho người xem.

Bạn nên nhớ rằng: Mục đích cuối cùng của hồ sơ năng lực là truyền đạt thông tin hiệu quả. Theo đó, ta nên cân bằng giữa việc tổ chức nội dung sao cho súc tích và dễ hiểu, phối hợp với việc trình bày hình thức sao cho chuyên nghiệp và bắt mắt.

GU THẨM MỸ TRONG THIẾT KẾ HỒ SƠ NĂNG LỰC

Gu thẩm mỹ bắt nguồn từ tiếng Pháp: gout esthétique, là cách nhìn nhận “đẹp, xấu” của 1 người dựa trên trải nghiệm cá nhân, văn hoá, môi trường sống. Gu thẩm mỹ phần lớn mang tính trực giác (tức là cảm tính có trước khi xuất hiện phán đoán bằng lí tính). Thế nên, tiêu chí đánh giá chất lượng từ gu thẩm mỹ sẽ là “phù hợp” và “không phù hợp”.

Do đó, gu thẩm mỹ trong thiết kế hồ sơ năng lực được thể hiện thông qua việc lựa chọn các yếu tố “phù hợp”. Nếu bạn đang thiết kế hồ sơ năng lực cho ngành xây dựng thì lựa chọn màu sắc, kiểu chữ, hình ảnh sao cho phù hợp với lĩnh vực này. Nếu bạn mong muốn thiết kế hồ sơ năng lực vừa phục vụ cho ngành xây dựng vừa đáp ứng quy cách thương hiệu thì sự phù hợp sẽ trở thành sự cân bằng- sự kết hợp để các yếu tố thiết kế vừa đáp ứng đặc thù ngành nghề và tương thích thương hiệu. Ví dụ: kiểu chữ phổ biến của ngành xây dựng là cứng, đậm, thẳng; trong khi logo thương hiệu lại dùng chữ mềm, mảnh, góc cạnh thì bạn có thể sử dụng tiêu đề của mỗi đầu mục bằng font cứng kết hợp với các câu phụ đề với font mềm.

Nắm rõ gu thẩm mỹ của cá nhân người chủ hồ sơ năng lực (là chính bạn nếu tự thiết kế, là khách hàng hoặc sếp của bạn nếu bạn phải trình thiết kế cho đối tượng khác duyệt) và gu thẩm mỹ đặc trưng của từng lĩnh vực, ngành nghề sẽ giúp cho việc thiết kế trở nên đơn giản và hiệu quả nhất.

CÁCH THIẾT KẾ HỒ SƠ NĂNG LỰC ĐƠN GIẢN

Trước tiên, bạn cần ứng dụng quy trình thiết kế đơn giản nhưng khoa học: soạn thảo nội dung cần trình bày -> lên bố cục tổng thể cho các trang –> trang trí và làm đẹp

Tiếp đến, bạn có thể sử dụng công cụ đơn giản để thao tác: sử dụng ứng dụng văn phòng (ứng dụng Word hoặc PowerPoint của Microsoft), hoặc các nền tảng thiết kế trực tuyến miễn phí như Canva, hay “xịn sò” hơn là dùng các phần mềm thiết kế (Adobe Illustration, Photoshop, Indesignn)

Cách sử dụng Word để Thiết kế Hồ Sơ Năng Lực Đơn Giản:

* Bước 1: mở ứng dụng word và soạn thảo nội dung đầy đủ. Hồ sơ năng lực cần có giới thiệu về doanh nghiệp (lịch sử hình thành phát triển, tư cách pháp lý – pháp nhân, ưu điểm vượt trội), phạm vi kinh doanh (sản phẩm – dịch vụ – lĩnh vực đầu tư), liên hệ (khách hàng tiêu biểu, dự án nổi bật, thông tin liên hệ).

* Bước 2: tổ chức bố cục hợp lý và cân bằng. Hợp lý: Tổng số trang nên dao động từ 15 đến 30 trang; Phân đoạn và tách ý rõ ràng, ngắn gọn. Cân bằng: Có nội dung chữ kết hợp hình ảnh minh hoạ; Tỉ lệ nội dung giữa phần đầu – phần chính  và phần cuối cân đối nhau; Số lượng câu và đoạn cân bằng trong cùng 1 đoạn, trong cùng 1 phần.

* Bước 3: trang trí cho đẹp mắt.

HÌNH ẢNH: Sử dụng hình ảnh minh hoạ đẹp và chất lượng cao nếu bạn đang thiết kế cho in ấn. Vào Google gõ từ khoá hình ảnh muốn tìm bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh để phạm vi tìm có thể rộng hơn (1), bấm chọn tab “Hình ảnh” (2) ở phía dưới khung tìm kiếm, rồi bấm vào chữ “Công cụ” (3) ở góc phải bên dưới khung tìm kiếm  để lựa chọn “Kích thước” (4) với “Lớn” (5) nếu bạn thiết kế cho in ấn và “Trung Bình” nếu bạn thiết kế để xem trên thiết bị điện tử.

BỐ CỤC: Tham khảo các bố cục đẹp, đơn giản và chuyên nghiệp, đặc biệt những mẫu thiết kế bằng word; Lựa chọn 1 mẫu bố cục phù hợp năng lực người thiết kế, phù hợp lĩnh vực ngành nghề, phù hợp tính cách thương hiệu.

CÁCH THỰC HIỆN:

• Định dạng trang: nếu bạn đang dùng macbook và 1 số phiên bản word có sẵn template thì bạn có thể tận dụng để lựa chọn các template thiết kế có sẵn. Trong khi các máy tính thông thường khác thì bạn tự thiết kế từ đầu với việc lựa chọn kích thước trang (Home/ Page Size): bạn nên lựa chọn khổ A4 dọc hoặc ngang; hoặc bạn chọn tỉ lệ ngang 4 cao 3 để có thể vừa in ấn vừa xuất hình các trang để đăng online, hoặc bạn chọn trang vuông tỉ lệ 1:1 (20x20cm)
• Phân bổ nội dung chữ vào từng trang
• Định dạng kiểu chữ, chỉnh kích thước chữ cho phần tiêu đều và nội dung, định dạng quy cách bullet (canh đoạn, canh lề, canh chức năng chính phụ…)
• Thêm hình ảnh minh hoạ, thêm các mảng/ hình khối màu sắc theo mẫu đã tham khảo, thêm các đường kẻ, khung, viền, hoa văn để tạo điểm nhấn
• Đánh số trang
• Chỉnh lại số trang của từng phần trong mục lục
• Rà soát lại lỗi toàn bộ các trang gồm chính tả, canh biên canh lề, thẳng hàng.

Mẹo nhỏ: đừng vội làm đẹp trước khi hoàn thiện và phân bổ nội dung, bạn sẽ lãng phí thời gian nếu làm ngược lại. Luôn nhớ nguyên tắc số 1: 1 kiểu chữ, 1 màu sắc chủ đạo, 1 quy định kích cỡ chữ cho từng phần, 1 phong cách hình ảnh (hình thật, hoặc hình vẽ, hình 3d, hình có người, hình chỉ có vật thể, hình toàn cảnh, hình cận cảnh…)

Cách sử dụng PowerPoint để Thiết kếHồ Sơ Năng Lực Đơn Giản:

* Bước 1: mở ứng dụng Power point và soạn thảo nội dung đầy đủ. Hồ sơ năng lực cần có giới thiệu về doanh nghiệp (lịch sử hình thành phát triển, tư cách pháp lý – pháp nhân, ưu điểm vượt trội), phạm vi kinh doanh (sản phẩm – dịch vụ – lĩnh vực đầu tư), liên hệ (khách hàng tiêu biểu, dự án nổi bật, thông tin liên hệ).

* Bước 2: tổ chức bố cục hợp lý và cân bằng. Tổng số trang nên dao động từ 15 đến 30 trang. Phân đoạn và tách ý rõ ràng, ngắn gọn. Cân bằng: sẽ có nội dung chữ kết hợp hình ảnh minh hoạ, tỉ lệ nội dung giữa phần đầu – phần chính  và phần cuối; số lượng câu và đoạn cân bằng trong cùng 1 đoạn, trong cùng 1 phần.

* Bước 3: trang trí cho đẹp mắt.

Về hình ảnh: Sử dụng hình ảnh minh hoạ đẹp và chất lượng cao nếu bạn đang thiết kế cho in ấn. Vào Google gõ từ khoá hình ảnh muốn tìm bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh để phạm vi tìm có thể rộng hơn (1), bấm chọn tab “Hình ảnh” (2) ở phía dưới khung tìm kiếm, rồi bấm vào chữ “Công cụ” (3) ở góc phải bên dưới khung tìm kiếm  để lựa chọn “Kích thước” (4) với “Lớn” (5) nếu bạn thiết kế cho in ấn và “Trung Bình” nếu bạn thiết kế để xem trên thiết bị điện tử. Bạn có thể lựa chọn thêm “Màu sắc” phù hợp với phong cách thiết kế ở lựa chọn kế bên của “Kích thước” nhé!

Lưu ý: vấn đề bản quyền trên hình ảnh là rất quan trọng. Không sử dụng hình ảnh có gắn logo của đơn vị khác, có để chìm tên thương hiệu, hình có ảnh các nhân vật nổi tiếng. Nhớ bấm vào link chi tiết của hình để xem nội dung diễn gỉải tránh sử dụng các tranh, ảnh chụp đã đăng ký tác quyền nhé.

Về bố cục: Tham khảo các bố cục đẹp, đơn giản và chuyên nghiệp, đặc biệt những mẫu thiết kế bằng word; Lựa chọn 1 mẫu bố cục phù hợp năng lực người thiết kế, phù hợp lĩnh vực ngành nghề, phù hợp tính cách thương hiệu.

Về cách thực hiện: bạn tham khảo phần thực hiện bằng word bên trên nhé (vì PowerPoint và Word là cùng của Microsoft nè). Riêng trường hợp bạn muốn hồ sơ năng lực trở nên sinh động hơn thì sử dụng phần công cụ hiệu ứng của PowerPoint trong quá trình thiết kế nhé.

Cuối cùng, bạn sẽ xuất file với định dạng phù hợp: nếu hồ sơ năng lực dùng cho in ấn thì bạn nên lưu file dạng PDF với dung lượng cao. Trong khi, hồ sơ năng lực dùng xem trên thiết bị điện tử (e-profile) thì nên xuất file dưới dạng pdf dung lượng nhẹ, .ppt (trình chiếu), .mp4 (video), .jpg (hình ảnh các slide)

Cũng như bất kỳ công việc chuyên môn nào, thiết kế nếu muốn đơn giản mà hiệu quả thì cần phải có sự tinh tế và óc sáng tạo cao. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể dễ dàng đạt được điều này  từ những chia sẻ hữu ích của các chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm. Qua hàng ngàn dự án thiết kế hồ sơ năng lực, chúng tôi đúc kết ra 3 yếu tố quan trọng bạn cần nắm rõ khi muốn thiết kế hồ sơ năng lực đơn giản nhưng hiệu quả: tư duy, gu thẩm mỹ và cách thực hiện (bằng bất kỳ công cụ nào mà bạn nắm rõ)

Liên hệ hỗ trợ tư vấn: DP EXPRESS

Hotline: 084.619.3909

Email: thietke.dpexpress@gmail.com

Fanpage: @thietkedpexpress